Toelichting op hoorzitting

De Ombudscommissie vindt het belangrijk om u en degene tegen wie de klacht gericht is in elkaars aanwezigheid te horen. Daarom organiseert zij een hoorzitting.

Sommige mensen kunnen zich beter mondeling uitdrukken dan schriftelijk. Tijdens een hoorzitting kunt u uitleggen waarom u een klacht heeft ingediend. Ook kunt u tijdens de hoorzitting reageren op het standpunt van degene tegen wie de klacht zich richt. Daarnaast zal de Ombudscommissie aan de betrokken partijen vragen stellen naar aanleiding van het uitgevoerde dossieronderzoek of wat gezegd is door u of de gemeente.

Uitgangspunt bij de hoorzitting is de klacht zoals die eerder door de gemeente is afgehandeld. Er kunnen dus geen nieuwe onderdelen meer aan de klacht worden toegevoegd.

U mag zich tijdens de hoorzitting door iemand laten bijstaan. Ook kunt u getuigen of deskundigen naar de zitting meenemen, mits dit uiterlijk vijf dagen vóór de zitting schriftelijk of telefonisch aan de secretaris van de Ombudscommissie bekend is gemaakt. De Ombudscommissie verzoekt u om de namen van getuigen of deskundigen of degenen die met u of namens u het woord zullen voeren, op voorhand schriftelijk door te geven.

Ten aanzien van geluidsopnamen hanteert de Ombudscommissie spelregels in overeenstemming met de spelregels van de Nationale Ombudsman:

1. Het maken van een geluidsopname is toegestaan, tenzij er zwaarwegende redenen zijn dit niet te doen. In dat geval wordt een alternatief aangeboden.
2. Op de website staat informatie over het opnemen van gesprekken.
3. Een verzoeker maakt minimaal 24 uur op voorhand duidelijk dat hij een geluidsopname wil maken.
4. De verzoeker verstrekt aan de overheidsinstantie én aan de Ombudscommissie een kopie van de opname als deze dat wensen (of vice versa als de overheidsinstantie of de Ombudscommissie de opname maakt).
5. Noch de verzoeker noch de overheidsinstantie noch de Ombudscommissie knipt of plakt in een geluidsopname, tenzij dit wordt meegedeeld.
6. Noch de verzoeker noch de overheidsinstantie noch de Ombudscommissie verstrekt zonder toestemming van de andere partij geluidsopnames aan derden of maakt deze openbaar.

Een hoorzitting duurt circa drie kwartier. Van de hoorzitting zal voor intern gebruik een geluidsopname worden gemaakt. Na het eindoordeel zal deze geluidsopname worden vernietigd.

Naast u en een vertegenwoordiging van de gemeente zijn bij een hoorzitting meestal aanwezig: de (plaatsvervangend) voorzitter van de Ombudscommissie en twee commissieleden en de secretaris van de commissie. De commissieleden hebben uw zaak bestudeerd. U hoeft dan ook niet alles opnieuw uit te leggen. De hoorzitting verloopt als volgt:

• Na opening van de zitting geeft de (plaatsvervangend) voorzitter een korte toelichting op de bevoegdheden van de Ombudscommissie en het doel en verloop van de hoorzitting.
• De aanwezigen stellen zich voor.
• Vervolgens krijgt u als eerste het woord om kort te vertellen waarom u de klacht heeft ingediend. Het is niet nodig dat de toelichting plaatsvindt op basis van een pleitnota. Verder is het niet de bedoeling dat u met de gemeente in discussie gaat. Het gaat erom dat de commissie een nog duidelijker beeld krijgt van waar het in de klacht precies om draait.
• Daarna krijgt de gemeente de gelegenheid om haar verweer kort toe te lichten.
• De rapporteur van de Ombudscommissie zal aansluitend namens de Ombudscommissie in een eerste ronde vragen stellen naar aanleiding van de ingediende klacht en het verweer.
• Indien nodig, volgt een tweede ronde waarin zowel u als de gemeente nog een keer het woord krijgt en u kunt dan reageren op wat in de eerste ronde door de gemeente is opgemerkt. Ook kunnen door de leden van de Ombudscommissie vragen worden gesteld.
• Nadat beide partijen hun verhaal hebben gedaan, wordt de zitting door de (plaatsvervangend) voorzitter afgerond en het onderzoek gesloten.

Als de Ombudscommissie tijdens de hoorzitting mogelijkheden ziet om de klacht alsnog naar ieders tevredenheid op te lossen, dan zullen daarvoor concrete voorstellen aan partijen worden gedaan.

De Ombudscommissie stelt een verslag van bevindingen op, dat gelijktijdig naar beide partijen wordt verstuurd. Hierin staan de feiten en omstandigheden die zijn gebleken uit het dossieronderzoek en uit wat partijen op de hoorzitting naar voren hebben gebracht. Op het verslag van bevindingen kunnen u en de gemeente uiterlijk binnen twee weken reageren. Op basis daarvan zal de Ombudscommissie een eindrapport opstellen met daarin een eindoordeel over de klacht. Indien aan de orde, doet de Ombudscommissie daarin aanbevelingen aan de gemeente. Het eindrapport ontvangt u per post.