Rapport 7 februari 2022: klacht omtrent werkwijze Beschermtafel

Procesverloop

Verzoeker heeft per mail van 30 september 2021 de Ombudscommissie verzocht zijn klacht formeel te behandelen. Op 11 oktober 2021 is verzoeker per mail gevraagd de reden van zijn verzoek aan te geven en zijn argumenten daarvoor nader te onderbouwen.

Op verzoek heeft de gemeente de Ombudscommissie het dossier toegezonden op 13 oktober 2021. Verzoeker heeft aangegeven dat dit dossier niet compleet was, waarop hij verzocht werd de ontbrekende stukken aan te leveren. Verzoeker heeft per mail aanvullende stukken toegezonden op 23 en 24 oktober 2021. Een deel van deze stukken ziet op een klachtenprocedure over Veilig Thuis.

Verzoeker heeft eveneens audio-opnamen toegevoegd ter onderbouwing van zijn argumenten. Deze zijn niet ingebracht tijdens de klachtenbehandeling van de gemeente. Verzoeker is tijdens de klachtenprocedure bij de Ombudscommissie in de gelegenheid gesteld deze alsnog toe te zenden aan de gemeente. Hij heeft hiervan afgezien, omdat de gemeente heeft aangegeven dat zijn wens (de audio-opnamen eerst te bespreken met de burgemeester en de wethouder van Jeugd, zorg en welzijn armoede en inburgering alvorens in de klachtenprocedure in te brengen) niet zou worden gehonoreerd.

De gemeente heeft op 15 december 2021 een verweerschrift ingediend. Partijen zijn voorts uitgenodigd voor een hoorzitting die plaatsvond op 23 december 2021. Hierbij waren verzoeker en zijn partner aanwezig. Namens de gemeente waren aanwezig mevrouw (klachtenbehandelaar gemeente), mevrouw (ondersteuner Beschermtafel) en de heer (voorzitter Beschermtafel).

Tijdens deze hoorzitting hebben verzoeker en de gemeente hun standpunt nader kunnen toelichten en zijn vragen van de Ombudscommissie beantwoord. Op verzoek van de Ombudscommissie heeft de gemeente op 27 december 2021 2 stukken toegestuurd. Dit betreft:

1. Het verslag van de Beschermtafel van 28 januari 2020 (het doel van de opvraag hiervan

was uitsluitend onderzoeken welk VTO (Verzoek Tot Onderzoek) ten grondslag lag aan het onderzoek en of dit is gecheckt tijdens dat overleg, expliciet niet om op inhoud kennis te nemen van de melding en het overleg hierover)

    2. Een voorbeeld VTO ten behoeve van de informatie aan ouders die daarin is opgenomen omdat de gemeente daarnaar heeft verwezen in haar reactie tijdens de hoorzitting. Dit VTO blijkt een andere versie van het VTO te zijn dan van toepassing was in het geval van verzoeker.

Ook heeft de gemeente antwoord gegeven op de vraag welk VTO is ontvangen en behandeld door de Beschermtafel. Hierna heeft de voorzitter van de Ombudscommissie het onderzoek gesloten.

De Ombudscommissie heeft de feiten vastgesteld in het verslag van bevindingen dat op 17 januari 2022 is verzonden naar partijen. Zij hebben gelegenheid gekregen hierop te reageren. De gemeente heeft een reactie gegeven op 25 januari 2022. Hierin wordt de samenstelling van de Beschermtafel verduidelijkt en is opgemerkt dat het verslag van bevindingen onvolledig was m.b.t. de mail van 22 januari 2020.

Verzoeker heeft op 28 januari 2022 gereageerd.

Het toetsingskader

Zoals volgt uit artikel 9:20 van de Awb (de Algemene wet bestuursrecht), is de Ombudscommissie slechts bevoegd om een klacht te behandelen nadat de Gemeente eerst zelf de klacht behandeld heeft. Dit heet ook wel het kenbaarheidsvereiste. De Gemeente heeft bij schrijven van 30 november 2020 de klacht afgehandeld en daarmee heeft de Ombudscommissie vastgesteld dat aldus aan het kenbaarheidsvereiste is voldaan.

De Ombudscommissie merkt voorts op dat zij een beperkte bevoegdheid heeft en enkel mag oordelen over een klacht indien deze gaat over én een gedraging én over het handelen of nalaten van (een ambtenaar) van de Gemeente. De Ombudscommissie toetst het handelen van de Gemeente aan de hand van de behoorlijkheidswijzer (www.nationaleombudsman.nl/behoorlijkheidswijzer).

Volledigheidshalve merkt de Ombudscommissie op, dat, indien een bezwaar dan wel een beroep tegen een besluit kan worden ingediend, de Ombudscommissie niet bevoegd is een oordeel over het geschil uit te spreken. Gelet op de inhoud van het verzoek, is daarvan geen sprake.

De Beschermtafel bestaat uit:

• De hulpverlener die het gezin heeft aangemeld bij de beschermtafel (in deze situatie Veilig Thuis),
• De voorzitter van de gemeente,
• De secretaris van de gemeente,
• De medewerker Adviesteam van de Raad voor de Kinderbescherming (geselecteerde medewerkers zijn via roulatie lid van de beschermtafel)
• De medewerker van een van de Gecertificeerde Instellingen (geselecteerde medewerkers zijn via roulatie lid van de beschermtafel),
• De medewerker van Veilig Thuis (geselecteerde medewerker zijn via roulatie lid van de beschermtafel),
• Beide ouders.

Deze klacht richt zich specifiek tegen de voorzitter van de gemeente.

De Ombudscommissie acht zich gelet op vorenstaande bevoegd om dit deel van de klacht van verzoeker in behandeling te nemen, omdat de voorzitter een ambtenaar van de gemeente is.

De audio-opnamen die verzoeker op 23 oktober 2021 toezond ter onderbouwing van zijn verzoek zijn, ondanks verzoek daartoe door de gemeente, niet door hem ingebracht in de klachtenprocedure van de gemeente. Nu deze geen deel uit hebben gemaakt van de eerstelijnsklachtenprocedure, en ook niet blijkt dat de opnamen met toestemming van de betrokkenen zijn gemaakt, worden deze in de onderhavige procedure ook buiten beschouwing gelaten. Verzoeker is hierover geïnformeerd op 1 november 2021.

De Ombudscommissie is niet bevoegd om klachten jegens Veilig Thuis in behandeling te nemen. De Ombudscommissie heeft wel kennis genomen van de stukken uit de klachtenprocedure bij Veilig Thuis voor zover die relevant zijn voor de behandeling voor deze klacht en waarnaar is verwezen door verzoeker tijdens de hoorzitting.

Het standpunt van verzoeker

Uit het dossier, hetgeen door verzoeker tijdens de hoorzitting naar voren is gebracht en in diens reactie op het verslag van bevindingen, zijn kort en zakelijk weergegeven de volgende klachten te onderscheiden:

1. Verzoeker is van mening dat de kernwaarden B. Respectvol (de behoorlijkheidsnorm Fair Play) en D. Eerlijk en betrouwbaar (de behoorlijkheidsnormen Onpartijdigheid en Goede voorbereiding) niet zijn toegepast. Hij is naar zijn mening niet in staat gesteld zijn visie naar voren te brengen en te onderbouwen met feiten bij het onderzoek door de Beschermtafel. Dit is onmogelijk gemaakt doordat de stukken die verzoeker vooraf naar de voorzitter heeft doorgestuurd niet integraal zijn toegezonden naar de leden van de Beschermtafel. Dit, ondanks dat de voorzitter wel had toegezegd deze stukken te zullen doorsturen en hierover ook afspraken had gemaakt met de onafhankelijk vertrouwenspersoon van verzoeker (mevrouw van Zorgbelang Brabant) voorafgaand aan het overleg van de Beschermtafel. De Beschermtafel heeft daardoor een besluit genomen gebaseerd op een eenzijdig verwoord standpunt van de andere ouder, zoals verwoord in het Verzoek tot onderzoek opgesteld door Veilig Thuis (de melder bij de Beschermtafel). Het standpunt van verzoeker is niet in het VTO meegenomen. Deze eenzijdige weergave van de feiten in het VTO is bevestigd in de gegrondverklaring van de klachtenprocedure die verzoeker heeft gevoerd bij Veilig Thuis. Het overleg van de Beschermtafel had daardoor uitgesteld moeten worden (zoals de voorzitter van de Beschermtafel tijdens de hoorzitting had aangegeven als normale procedure in deze situaties) in plaats van doorgang te vinden. Verzoeker ondervindt hier ook nadeel van in het verdere vervolg van de procedure bij de Raad voor de Kinderbescherming. Op het moment dat de Beschermtafel namelijk besluit dat nader onderzoek nodig is door de Raad voor de Kinderbescherming is de meldende partij degene die de stukken toestuurt in het CORVsysteem. De instanties die betrokken worden in de fase na de Beschermtafel gaan daardoor van onvolledige/verkeerde informatie uit. Herstel hiervan is bijna niet mogelijk.

2. De behoorlijkheidsnorm Goede Organisatie is niet goed toegepast. Bij het verzenden van de eerste uitnodiging voor de bijeenkomst van de Beschermtafel is een verkeerd emailadres gebruikt waardoor verzoeker niet aanwezig was. Er is nog steeds niet duidelijk welk emailadres is gebruikt door de ondersteuner van de Beschermtafel, ondanks herhaald verzoek. De bejegening van verzoeker door de voorzitter tijdens contactmomenten met hem is niet goed en de communicatie van de voorzitter tijdens het overleg van de Beschermtafel met de andere leden is niet professioneel. Er blijkt sprake te zijn van meerdere versies van het VTO.

Het standpunt van de Gemeente

In het verweerschrift van 15 december 2021, tijdens de hoorzitting en in reactie op het verslag van bevindingen, wordt namens de gemeente het volgende aangevoerd.

De gemeente blijft bij het standpunt zoals verwoord in het oordeel van 30 november 2020. Voor wat betreft de klachtonderdelen omtrent de bejegening van de voorzitter van verzoeker en de communicatie tussen de leden onderling beroept verzoeker zich op audio-opnamen. Deze zijn tot op heden niet overgelegd aan de gemeente ondanks herhaald verzoek. De gemeente is van mening dat deze opnamen daarom niet betrokken kunnen worden in de klachtprocedure bij de Ombudscommissie nu die ook geen onderdeel hebben uitgemaakt van de klachtprocedure bij de gemeente.

De voorzitter van de Beschermtafel heeft verzoeker op 22 januari 2020 per mail bevestigd dat de stukken (door verzoeker op 17 januari 20202 verzonden) zijn ontvangen door hem. Tijdens de hoorzitting toont de voorzitter deze mail (verzonden om 8:16 uur PM). Daarin stuurt verzoeker een inleidend schrijven met reactie op het VTO van Veilig Thuis en de zienswijze van mevrouw . In de mail staat ook een link van We Transfer naar alle bijlagen waarnaar in de eerder genoemde stukken wordt verwezen.

Op 22 januari 2020 zijn de stukken door de ondersteuner verzonden naar de leden van de Beschermtafel die de zaak behandelden. Tijdens de hoorzitting overlegt de voorzitter van de Beschermtafel een print screen van een deel van de mail van de ondersteuner van de Beschermtafel gericht aan de ondersteuner zelf, de voorzitter, R. (Jeugdbescherming Brabant) en M. (Raad voor de Kinderbescherming). Het onderwerp van de mail is: agenda en stukken voor Beschermtafel van 28 januari a.s. Bijlagen bij deze mail zijn: inleidend schrijven Beschermtafel, Visie op VTO en zienswijze van mevrouw.

Tijdens de hoorzitting bevestigen ondersteuner en voorzitter dat de link van We Transfer in de mail van 17 januari 2020 niet is doorgestuurd naar de leden van de Beschermtafel. De voorzitter bevestigt tevens dat hij geen kennis heeft genomen van de stukken die te raadplegen waren via de link.

De voorzitter geeft verder aan dat de verantwoordelijkheid voor het dossier (VTO) ligt bij de melder en niet bij hem. Het is de bedoeling dat het VTO een volledige weergave bevat van de relevante informatie in summiere vorm. De Beschermtafel gaat ervan uit dat beide ouders in staat zijn gesteld hun visie op het VTO te geven, want dat moet daarin worden opgenomen. Normaal gebruik is dat de Beschermtafel wordt uitgesteld als een ouder aangeeft het VTO niet te hebben ontvangen.

Aanvullende stukken die partijen aanleveren worden niet standaard gelezen (afhankelijk van de omvang en het moment waarop die ontvangen worden). De ondersteuner vraagt zich ook af of dat redelijkerwijs van de Beschermtafel kan worden verwacht. Welke informatie voorafgaand aan een overleg met de Beschermtafel wordt verstrekt aan ouders over de mogelijkheid van toezending van stukken, de hoeveelheid en de uiterste termijn daarvan, zou staan in de aanhef van het VTO. Op verzoek van de Ombudscommissie wordt een blanco VTO later toegezonden.

Er wordt niet standaard gecheckt bij het overleg welke versie van een VTO voorligt. Op verzoek van de Ombudscommissie is op 27 december 2021 door de gemeente aangegeven dat tijdens de zitting op 28 januari 2020 het VTO van 10 december 2019 is behandeld.

Op 27 december 2021 stuurt de gemeente een blanco versie van een VTO door. Hierin is de volgende aanhef te lezen:

• De beschermtafel gaat ervan uit dat het VTO met ouders is besproken en/of ouders het VTO hebben ontvangen, de visie van ouders dient te zijn bijgevoegd -> enkel in geval van veiligheidsrisico’s kan hiervan worden afgeweken.
• Bijlagen worden niet per definitie gelezen ter voorbereiding op de bespreking aan de beschermtafel -> alle relevante informatie dient daarom in het VTO te staan.
• Indien er een veiligheidsplan is gemaakt dit graag meesturen.
• Indien een tolk noodzakelijk is, is de melder zelf verantwoordelijk om dit te regelen.
• Let erop dat de juiste kinderen voor onderzoek gemeld worden.
• Indien besloten wordt tot een raadsonderzoek, dient de melder het VTO inclusief alle bijlagen binnen 1 week via CORV naar de Raad te zenden -> pas na ontvangst via CORV is de casus officieel bij de Raad gemeld voor onderzoek.

Dit is niet de versie van het VTO dat gebruikt is in de zaak van verzoeker. Desondanks is de gemeente van mening dat verzoeker op de hoogte was van de beschreven werkwijze. De gemeente verwijst tevens naar het verslag van de Beschermtafel waarin is aangegeven, dat de melder met beide ouders in gesprek is gegaan.

Verzoeker is aanwezig geweest bij het overleg van de Beschermtafel op 28 januari 2020 en is in de gelegenheid gesteld zijn standpunt te geven. De gemeente is daarom van oordeel dat er wel sprake is geweest van hoor en wederhoor.

Overwegingen

Verzoeker is van mening dat de kernwaarden B. Respectvol (de behoorlijkheidsnorm Fair Play) en D. Eerlijk en betrouwbaar (de behoorlijkheidsnormen Onpartijdigheid en Goede voorbereiding) niet zijn toegepast.

Algemeen

De grondslag van het onderzoek van de Beschermtafel is het VTO, dat wordt opgesteld door de melder. Dit is een concept-VTO.

De procedure bij de Beschermtafel is zo ingericht dat er van wordt uitgegaan dat het VTO dat wordt voorgelegd een weergave is van de situatie en de standpunten van beide ouders verwoordt. In de situatie dat dit niet het geval is, wordt het overleg van de Beschermtafel uitgesteld.

In de versie van het VTO die op dit moment wordt gebruikt (blanco versie toegestuurd door de gemeente) staat dat meegestuurde bijlagen niet per definitie worden gelezen bij de voorbereiding op de Beschermtafel. Dit is niet de versie van het VTO dat in de zaak van verzoeker is gebruikt.

Situatie van verzoeker

In deze situatie dateert het VTO van 10 december 2019, opgesteld door Veilig Thuis. In dit VTO staat niets vermeld over stukken die toegezonden zouden kunnen worden aan de Beschermtafel.

Verzoeker heeft geconstateerd dat in dit VTO zijn standpunt niet is weergegeven. Dit is ook gebleken uit het oordeel van de klachtencommissie van Veilig Thuis. Hierin is de klacht dat hij niet heeft kunnen reageren op het VTO gegrond verklaard. (Nb. ten tijde van het overleg van de Beschermtafel was dit nog niet bekend).

Met tussenkomst van een onafhankelijk vertrouwenspersoon, mevrouw L. van Zorgbelang, is door verzoeker contact opgenomen met de voorzitter van de Beschermtafel, voorafgaand aan het overleg van de beschermtafel. Afgesproken werd dat verzoeker de gelegenheid kreeg stukken toe te zenden. Verzoeker heeft per mail van 17 januari 2020 gericht aan de voorzitter van de Beschermtafel 3 stukken in de bijlagen gestuurd (inleidend schrijven beschermtafel, zienswijze verzoeker op VTO document van 3-1-2020 en zienswijze van mevrouw B). In de mail stond tevens een link van We Transfer met stukken waarnaar in eerder genoemde bijlagen werd verwezen. Verzoeker heeft verzocht te bevestigen dat alle stukken correct waren ontvangen.

De voorzitter van de Beschermtafel heeft verzoeker op 22 januari 2020 per mail bevestigd de stukken goed te hebben ontvangen en te zullen zorgen dat deze bij de deelnemers van de beschermtafel zouden komen.

Bij het overleg van de Beschermtafel op 28 januari 2020 is door verzoeker aangegeven dat het VTO niet compleet was. Desondanks is het overleg niet uitgesteld maar is na afloop besloten tot nader onderzoek door de Raad voor de Kinderbescherming. De Ombudscommissie constateert dat hiermee is afgeweken van de vaste werkwijze van de Beschermtafel, zoals door de voorzitter is aangegeven tijdens de hoorzitting.

Tijdens dezelfde hoorzitting is door de voorzitter bevestigd dat de bijlagen van de mail van 17 januari 2020 van verzoeker wel zijn doorgestuurd naar de leden van de Beschermtafel. De mail van verzoeker met de link van We Transfer is echter niet integraal doorgestuurd. De leden hebben derhalve van de stukken die hierin stonden geen kennis kunnen nemen. De voorzitter heeft zelf ook geen kennis genomen van de stukken. Hoor wederhoor is daardoor niet toegepast, voordat besloten werd tot nader onderzoek door de Raad van de Kinderbescherming.

Hierdoor is er geen sprake geweest van een fatsoenlijke en respectvolle bejegening van de verzoeker. Ook heeft een goede informatievoorziening en een goede (juiste) motivering ontbroken. Tenslotte is er gehandeld in strijd met het fair play principe.

De klacht van verzoeker is op dit punt gegrond.

Verzoeker is van mening dat de behoorlijkheidsnorm Goede Organisatie niet goed is toegepast. Voor wat betreft de bejegening door de voorzitter van de Beschermtafel is door de voorzitter excuses gemaakt tijdens de klachtenprocedure bij de gemeente en tijdens de hoorzitting.

De Ombudscommissie onthoudt zich van een oordeel hierover.

De Beschermtafel heeft gebruik gemaakt van een verkeerd emailadres bij het versturen van de uitnodiging voor de eerste sessie van de Beschermtafel. Verzoeker vreest voor een data-lek. Tijdens de klachtenprocedure bij de gemeente en tijdens de hoorzitting heeft de gemeente naar het oordeel van de Ombudscommissie afdoende toegelicht dat het niet mogelijk is dat een ander de mail kon openen (voor zover een ander deze heeft ontvangen). Het gebruik van Zivver met beveiliging verhindert dit.

De klacht van verzoeker is op dit punt ongegrond.

Als de Beschermtafel besluit dat de situatie nader onderzocht dient te worden door de Raad van de Kinderbescherming, is het de melder die het VTO definitief maakt en indient bij de Raad van de Kinderbescherming. Op het moment dat er bij het opstellen van het VTO (in concept) fouten gemaakt worden in de procedure (zoals hoor wederhoor niet toegepast) heeft dit gevolgen voor de beeldvorming over een van de ouders bij de Raad van de Kinderbescherming, en mogelijk daarop volgende instanties.

De Ombudscommissie constateert, dat de Beschermtafel door deze procedure niet waarborgt dat de grondslag voor het onderzoek door de Raad van de Kinderbescherming (het definitief VTO) zorgvuldig tot stand komt.

Verzoeker heeft aangegeven, dat er ook in het proces volgend op het onderzoek door de Beschermtafel onregelmatigheden zijn voorgevallen, veroorzaakt door verkeerde informatie opgenomen in het VTO door de melder. Dit valt buiten de procedure van de Ombudscommissie.

De Ombudscommissie is niet bevoegd te oordelen over dit onderdeel van de klacht.

Aanbevelingen:

1. De Ombudscommissie gaat ervan uit dat de versie van het VTO die de gemeente heeft

toegezonden op 27 december 2021 de meest recente versie is. Hierin ontbreekt een uiterste datum tot wanneer ouders stukken kunnen insturen. Het is voorstelbaar dat de Beschermtafel een maximum wil stellen aan het aantal bijlagen dat toegevoegd kan worden.

De Ombudscommissie adviseert de gemeente in het VTO en in de informatiefolder voor de ouders over de werkwijze van de Beschermtafel duidelijk aan te geven tot hoeveel dagen voor het overleg stukken kunnen worden ingestuurd en wat het maximum aantal stukken bedraagt.

2. De Ombudscommissie adviseert de gemeente ervoor zorg te dragen dat bij aanvang van het overleg van de Beschermtafel wordt gecontroleerd dat standpunten van beide ouders in het VTO staan. Ook wordt geadviseerd in te regelen dat de Beschermtafel zich houdt aan de eigen werkwijze en overgaat tot uitstel van het overleg op het moment dat het standpunt van een der ouders ontbreekt.

3. De Ombudscommissie adviseert de gemeente waarborgen in te stellen om te zorgen dat alle relevante informatie wordt opgenomen in dat VTO, vooral omdat dat de basis is van het dossier van daarop volgende instanties. De Ombudscommissie adviseert daartoe het voorlopige VTO door beide ouders en de voorzitter voor gezien te laten ondertekenen. Hierdoor worden misverstanden over de inhoud op voorhand uitgesloten. Indien een of beide ouders het voorlopige VTO niet willen ondertekenen dan adviseert de Ombudscommissie de reden van niet-ondertekening door de voorzitter in het kort in het VTO te laten opnemen. De beide ouders dienen een afschrift van dit aldus opgemaakte VTOte ontvangen. Door deze maatregelen ontstaat meer transparantie in het voortraject onder regie van de gemeente en kan in het vervolgtraject ervan worden uitgegaan dat het voortraject correct is verlopen.

4. Of het daarbij wenselijk is dat het VTO door de melder bij de Beschermtafel wordt ingediend is aan het oordeel van de gemeente. Indien de Beschermtafel daartoe besluit, wordt het VTO in definitieve vorm ingediend bij de Raad van de Kinderbescherming. Het bevreemdt de Ombudscommissie dat het indienen van het definitieve VTO is neergelegd bij de melder. Logischer is het naar het oordeel van de Ombudscommissie deze rol toe te bedelen aan de secretaris, zodat de onafhankelijkheid en de procedure beter gewaarborgd is.

Eindhoven, 7 februari 2022
De Ombudscommissie